Det är många delar och detaljer som ska till för att ett möte eller en konferens ska leda till önskat resultat. Planering av innehåll, körschema, mötesledning och dokumentation är bara några delar. För att säkerställa kvalitet och att man når önskat resultat kan det därför vara lönsamt att ta hjälp av en extern mötesledare, en mötesfacilitator.

Mötesfacilitering är konsten att leda en grupp människor mot ett överenskommet mål på ett sätt som skapar delaktighet, ägarskap och kreativitet hos alla deltagare. Genom vår samarbetspartner Facilitatorhuset AB kan vi erbjuda neutrala mötesledare som med erfarenhet och skicklighet leder mötet mot uppsatt mål och sköter all dokumentation.		 *

Hesselby Slotts checklista för effektiva, lustfyllda och lönsamma möten
Före mötet
  1. Vad är syftet med mötet? Är det ett besluts-, arbets- eller informationsmöte? Workshop?
  2. Vilka resultat förväntas mötet leda till?
  3. Vad har ni gjort tidigare inom området?
  4. Vilken typ av mötesplats och möteslokal krävs?
  5. Vilka bör delta och varför? Bjud in rätt personer och se till att de kan närvara.
  6. Skicka ut inbjudan i god tid. Ange bakgrund, syfte, plats, måltider, deltagare och agenda. Bifoga eventuella underlag eller förberedande uppgifter.
  7. Bör några deltagare intervjuas före mötet för bästa utformning av mötet?
  8. Utforma mötet
    • Lyft fram de viktigaste punkterna
    • Formulera syfte och förväntat resultat
    • Klargör roller under mötet
    • Klargör regler för mötet
    • Arbetsgång och körschema
    • Planera övningar och uppgifter samt indelning i grupper
    • Planera rätt möblering
    • Planera fikapauser och måltider
  9. Vem ska dokumentera och hur ska mötet följas upp.
 Under mötet
  1. Kom i god tid. Kontrollera med konferensvärden att allt är förberett enligt beställning.
  2. Kontrollera att allt fungerar i lokalen.
  3. Kontrollera skyltning så att deltagarna lätt hittar till lokalen. 
  4. Se till att alla håller tider.
  5. Stäng av mobiltelefonerna eller gör dem ljudlösa.
  6. Utse protokollförare om det inte är bestämt.
  7. Klargör bakgrund, syfte och mål.
  8. Presentera eventuellt mötetsdeltagare.
  9. Gå igenom agendan och föregående protokoll.
  10. Var tydlig när beslut fattas. Ange vem som är ansvarig och när det ska var utfört.
  11. Följ agendan så långt det är möjligt och låt nya frågor komma i slutet eller nytt möte.
  12. Håll tider. Lägg in pauser för att hämta energi, samtal och umgänge.
  13. Sammanfatta mötets resultat med fokus på beslut.
  14. Fastställ eventuellt tidpunkt för nästa möte.
  15. Avsluta mötet på ett positivt sätt.
Efter mötet
  1. Skriv protokoll, godkänn och distribuera. Helst inom en vecka eller tidigare.
  2. Följ upp mötets resultat eller beslut på lämpligt sätt.
  3. Planera nästa möte.